미국에 진출한 기업들이 건강보험이나 은퇴플랜 등 직원들을 위한 복지제도(Group benefit)를 운영할 때 항상 주의하고 명심해야 하는 문제가 바로 불합리한 차별이나 차등을 방지하고 관련 법규를 준수하는 ‘컴플라이언스’(Compliance)다.

사실 법규 준수는 범위는 광범위하지만, 오늘은 복지와 관련된 부분을 집중적으로 다뤄본다. 복지 관련 주요 법률과 관련, ERISA는 은퇴플랜의 관리 기준 및 비차별 조항을 명시하고 있고, ACA는 고용 규모에 따라 건강보험 제공 의무 및 비차별 조항을 담고 있다. 또 HIPPA는 건강정보 보호 및 고용차별 금지, Title VII of the Civil Rights Act는 인종과 성별, 종교 등에 관한 차별 금지, ADA는 장애인에 대한 평등한 대우, ADEA는 고령자 차별 금지를 규정하고 있다. 이를 위반할 경우 처벌을 받거나 소송의 빌미를 제공할 수 있다는 얘기가 된다.

그리고 흔히 문제가 되는 복지 관련 위반 유형은 직급에 따른 근거없는 복지 차등이 있고, 출산과 나이, 성별, 인종, 장애 등에 기반한 복지 차등도 있다. 또 복지 관련 각종 공지 미흡이나 문서화 되지 않은 비공식적인 기준을 적용하는 것도 문제가 될 수 있다.

그러면 한국 등 외국에서 미국에 진출하는 기업들에서 흔히 발생하는 문제는 무엇이 있을까? 우선 본국 본사 기준의 인사 및 베니핏 정책을 그대로 미국 직원들에게 적용하려 하거나, 회사가 직원에게 제공하는 복지혜택의 차등 기준이 불명확한 경우다.

고위 임원에게 더 좋은 건강보험이나 더 많은 혜택을 제공하는 것 역시 미국에서는 문제가 될 수 있다. 혜택의 차등이 아예 불가능한 것은 아니지만, 법의 범위 안에서 합당한 방법으로 진행해야 하며 서면으로 명확히 근거화 해놓아야 한다.

물론 미국 사정과 법을 제대로 몰라 발생하는 실수인 경우도 적지 않지만, 중요한 것은 실수 여부를 떠나 모든 것은 법의 잣대에서 판단되고 소송이나 제재로 이어질 수 있다는 사실이다. 그래서 “법규 준수’의 영역을 이해해야 하는데 말 의미로만 생각하면 범위가 무척 넓다. 대신 직원 관리 및 복지와 관련된 것으로 좁혀 여기에 무엇이 포함되는 지를 정확히 이해할 필요가 있다.

먼저 ‘고용 평등’으로 모든 직원에게 동등한 기회를 제공하고 차별 없는 대우를 해야 한다. 그리고 건강보험이나 은퇴플랜 등에서 비차별 규정과 정보 공시 의무를 준수해야 한다. 또 직원들에게 정확한 정보를 제공하고 동의를 받는 것을 철저히 이행해야 하며, 세금보고 의무를 정확히 하는 것도 이에 해당된다.

이를 위해 ‘인사관리 및 복지 혜택에 관한 점검 리스트’와 ‘법규 준수 리스크 점검 리스트’를 만들어 회사 운영에서 문제가 없는 지를 구체적으로 따져보고 필요한 조치를 즉각 취할 수 있도록 하는 것이 매우 중요하다. 특히 혜택을 제공할 때 직원이 거부하면 이를 반드시 서류로 만들어 사인을 받은 뒤 보관해야 한다.

마지막으로 이같은 법규 준수는 보험과도 밀접한 연관성을 갖고 있음을 기억해야 한다. 즉 직원 복지와 기업이나 사업체들이 가입하는 보험은 서로 다른 개념일 수 있지만, 직원을 고용하고 관리하는데 상호 필수 요소란 점에서 분리 해석해서는 안된다.

직원을 고용하고 사업을 진행하기 위해서는 중요한 보험들을 갖추고 있어야 하는데, 만약 법규를 위반한 경우 보험 혜택을 받지 못하는 상황이 발생할 수 있다. 여기서 중요한 점은 그런데 보험 가입 때 고객은 정확한 정보를 제공해야 한다는 점이다. 다시 말해 정확하지 않은 정보를 에이전시가 확인할 방법은 없기 때문에 나중에 문제가 발생했을 때 그 책임은 고객이 져야 한다.

보험 에이전시의 역할은 고객, 즉 기업이나 회사의 사업 내용이나 리스크, 직원 구성을 분석해 그에 맞는 보험 설계와 상품을 제안하면서 꼭 필요한 법적 요구나 의무 사항 등을 정확히 전달하고 조언을 아끼지 않는 것이다. 비용절감도 중요하지만, 보험 에이전시를 통해 사업 진행에 꼭 필요한 환경과 조건을 지원해 주는 것이라고 볼 수 있다.

반면 고객, 즉 가입자는 보험을 구입하는 것으로 자신의 일이 끝나는 게 아니라 보험을 유지하고 법적 책임을 함께 관리하는 주체이다. 그래서 변화나 사고, 문제 발생 시 즉각 에이전시에 알려줘야 한다. 보험을 유지하고 문제 해결을 위해 에이전시와 고객의 협력이 매우 중요하다는 뜻이다.

문의 (800)943-4555, www.chunha.com

<박기홍 HUB 천하 대표>