목표를 세워놓고 철저한 시간관리하에서 일을 처리해야 스트레스를 받지않고 효율적으로 진행할 수 있다. 매스 뮤추얼의 김종식 LA 지사장이 이메일등을 점검하면서스케쥴 북을 정리하고 있다.

시간은 돈이라고 한다. 스몰 비즈니스나 기업을 운영할 때 어떻게 시간을 관리하느냐에 따라 효율성이 있기도 하고 반대로 시간 관리에 실패할 때 비즈니스는 문을 닫을 수도 있다. 따라서 스몰 비즈니스 오너들에게 시간 관리는 생명이라고 할 수 있다. 여러 가지 우선순위를 놓고 무엇부터 시작하며 시간을 어떻게 관리하느냐에 따라 사업의 성패까지 결정할 수 있기 때문이다.

대부분의 기업인들은 미팅에 치중하지만 목표를 달성하기 위한 활동에는 등한시하기가 쉽다. 또한 우선순위와 시간 배정에서도 서로 일치하지 않는 경우들이 많다. 당신이 가장 먼저 이루고자 하는 목표를 설정하고 현재 스케줄이 우선순위를 달성하는 데도 일치가 되는지 알아볼 필요가 있다. 하루의 일정을 미리 계획하지 못한다면 쓸데없이 시간과 에너지는 물론 비용까지 낭비할 수 있다. 시간 관리도 하루, 일주, 한달, 일년, 수년 씩 시간을 구분해서 관리해야 일목요연하게 향후 목표 설정과 달성을 점검할 수 있다.

일간·주간 단위로 하는 일 모두 적어보면
시간의 비효율적 배분·낭비 한 눈에 보여
너무 잦은 회의는 되레 창조성 발휘 막아

■모든 것을 일단 써본다

규칙적으로 매일 혹은 주간 단위로 해야 할 일 혹은 장기로 할당된 프로젝트를 다 나열해 본다. 그 가운데 무엇을 하기를 원하는지 생각해 보아야 한다. 당신의 커리어를 발전시키기 위한 장기적인 목표도 있을 수 있고 새로운 기술을 개발하기 위한 단기 목표도 있을 수 있다. 가능하면 광범위하게 당신의 과제와 목표를 잡는다.

이를 위해서는 자신의 일상을 추적해 볼 필요가 있다. 지난 한 주나 한 달이 어떻게 지나갔는지도 모르게 빨리 지나갔다는 생각이 들면 업무시간을 냉정하게 점검해 보아야 한다. 한 주일을 하루 그리고 시간별로 나눠서 내가 과연 그 시간에 무엇을 했는지를 분석해 볼 필요가 있다. 즉 당신이 아침에 일어나서 하루 업무를 마치고 수면을 취하기까지의 시간을 꼼꼼히 나눠본다. 시간 관리의 문제점이 발견될 것이다. 그렇다면 당신의 생활을 조정할 필요성을 느끼게 될 것이다. 이를 토대로 향후 5년에 걸친 장기적인 목표와 향후 3개월에서 2년 정도 목표를 잡는다. 그리고 당신의 할 일을 주간 혹은 매일 단위로 잡아본다.

■목표의 우선순위를 정한다

자신이 원하는 것을 생각하고 또한 능숙한 것 그리고 반대로 회사에서 원하는 것을 고려한다. 이러한 것들은 서로 달라서 상충될 수 있다. 자신이 가장 강렬하게 원하는 것을 우선 순위에 두는 것이 중요하다. 예를 들어 신제품을 발명하는 것을 강력하게 원한다면 당신은 그 목표를 제 1순위에 두어야 한다.

또한 자신에게 냉철하게 물어본다. 무엇을 잘하고 잘못하는지? 어떤 목표가 나의 강점으로 부각되는지도 알아본다. 당신의 성격 혹은 스킬 때문에 이룰 수가 있는 이점이 있다면 목표를 더 높게 설정한다.

마지막으로 세상이 당신에게 원하는 것이 무엇인지도 고려해 본다. 당신은 공급 쪽만 봐서는 충분히 생산적일 수가 없다. 수요 쪽도 고려해볼 필요가 있다. 즉 당신의 조직, 혹은 보스, 회사가 무엇을 원하는 지도 고려한다.

회사나 조직이 원하는 두세 가지 목표를 설정한다. 그리고 어느 정도 성과가 있는 지도 평가해본다. 성공을 이루는 것을 돕기 위해 어떤 변화가 필요한 지도 물어본다. 고객을 방문한다든가 재능이 있는 프로페셔널을 대체해야 한다든 가 하는 일 등을 고려한다.

■쓸데없는 일에 시간을 낭비하지 않는다

당신은 주요 목표를 달성하는데 너무 적은 시간을 사용한 것을 발견하게 될 것이다. 어떤 프로페셔널들은 그들의 목표와 타겟에 대해 신중하게 고려하지 못해 중요한 목표를 경시하면서 스스로 위기를 자초하게 된다. 따라서 회의를 소집하기 전에 우선순위를 생각한다.

상당수의 스몰 비즈니스 오너들이 너무 많은 회의로 시간을 낭비해서 본인이 해야 중요한 일을 제대로 하지 못하는 경우가 있고 정작 직원들이 일을 할 때는 지치게 된다. 토론해야 할 중요한 사항만 제외하고는 일과 관련된 업무 지시사항은 전달하는 수준에서 그친다. 일보다 회의에서 힘을 빼는 우를 범해서는 안 된다.

비즈니스 업무는 창조적인 아이디어를 만들기보다 기계적으로 이뤄지는 시간이 사실상 더 많다. 차라리 비즈니스 업무를 효율적으로 끝내 놓고 휴식을 한다든지 새로운 사업 아이디어에 대한 구상을 하는 것이 스몰 비즈니스 오너 입장에서는 시간을 경제적으로 쓰는 셈이 된다.

■시간을 어떻게 쓸 것인지 추산한다

당신의 목표와 타겟에 우선순위를 정했다면 효율적으로 목표를 달성하기 위한 스케줄을 짜본다. 달력을 꺼내서 다음의 사항을 점검한다.

대부분의 시간을 쓰는 주요 활동은 무엇인지, 미팅이나 리포트, 혹은 이메일에 응답하는 데 몇 시간을 쓰는지, 주간 스케줄이 일년 전과 비슷한 지, 내년에 세 개의 중요한 활동은 무엇이 될 것인지, 내년에 성공과 실패를 어떻게 측정할 것인지 등 시간 설정을 목표 리스트와 비교해 본다. 어느 정도의 시간을 주요 목표나 하위 목표를 달성하는데 들어갔는지 살펴본다.

보험재정계획전문회사 매스 뮤추얼의 김종식 LA 지사장은 아침에 출근하면 급한 일, 중요한 일, 덜 중요하지만 마쳐야할 일등으로 분류를 해서 스케쥴 북에 기입하고 하루를 시작한다. 고객관리를 위해 만들어진 칼렌더 북에서 고객의 생일 등 경조사를 챙기고 누구를 만났으며 고객과 만나서 나눈 대화의 내용 등까지 소상하게 적어놓는다. 또한 고객을 만난 것이 실제 실적으로 연결되었는 지를 꼼꼼히 확인한다.

김씨는 “지난 30년간 보험재정계획업에 종사해오면서 시간 관리를 철저히 하다보니까 일에 재미도 느끼게 되었고 무엇보다도 쫒기지 않아서 좋다”고 설명한 후 “무엇보다도 원하는 결과를 얻게되는 것이 시간 관리의 성과인 것 같다”고 말했다.


<글·사진 박흥률 기자>