명함을 체계적으로 관리하게 되면 의외의 장소에서 예기치 않은 도움을 받을 수 있는 효과가 있다. AOI의 제임스 김 원장은 아웃룩을 이용한 명함관리로 비즈니스를 체계적으로 운영하고 있다.

비즈니스를 운영하면서 이벤트나 네트워킹 행사에 참석하고 돌아오면 명함이 수북하게 쌓이는 것을 알 수 있다. 링크트인 같은 소셜네트웍 관련 웹사이트 등이 계속 등장하는 데도 종이로 만든 명함이 계속 효력을 발휘하는 것은 무슨 이유일까? 명함은 사실 종이 이상의 힘을 발휘한다. 비즈니스 오너가 컨퍼런스나 비즈니스 미팅에서 고객들을 만날 때 대표가 누구인지 그리고 그 업체가 무엇을 하는 곳인지, 고객과는 어떻게 연관이 되어 있는지를 확실하게 보여줄 필요가 있다. 어떤 비즈니스보다도 돋보이기를 원하고 어느 도구보다도 이를 통하여 업체의 힘을 과시하고 간단명료하게 소개하길 원한다. 이럴 때 가장 필요한 도구가 바로 명함이라고 할 수 있다. 명함은 업체와 고객 간의 연결고리를 만들어주는 독특한 힘이 있고 이를 어떻게 활용하느냐에 따라 큰 효과를 볼 수 있다.

독특한 문구·디자인으로
좋은 인상·호기심 자극
QR 코드·웹페이지 넣어
자연스레 온라인으로 유도
때론 단순한 게 더 인상적

■ 명함을 사회적인 초소역할로 활용한다
대부분의 비즈니스는 소셜 미디어를 업체에 대한 이야기를 하는 도구로 여기는 추세이다. 페이스북 페이지, 유튜브 채널에도 회사 오너의 명함을 포함시켜서 최대한도의 광고효과를 노린다. 사실 명함도 넓은 의미의 광고라고 할 수 있다.

■ 가장 중요한 접근방식을 강조한다
다양한 루트로 고객과 접촉하기를 원할 것이다. 예를 들면 회사 전화번호, 셀폰번호, 팩스번호, 주소, 이메일, 트위터나 페이스북 ID 등으로 다양하게 알리기를 원할 것이다. 그러나 중요한 것은 과감하게 가지치기를 해야 한다는 것이다. 어느 경로를 통해서 고객과 접촉하기를 원하는 지, 당신의 회사를 어떻게 고객들이 알게 되는지 등을 곰곰이 검토해 본다. 그리고 가장 많이 사용하는 통로를 이용한다.

■ 홈페이지를 반드시 넣지 않아도 된다
홈페이지를 넣지 않는 것은 상식에 어긋나거나 직관적이지 않은 것처럼 비춰질 수 있다. 그러나 곰곰이 생각해 보면 꼭 그렇지도 않다. 즉 회사의 홈페이지가 고객과 대화를 시작하는 통로로 가장 적합한 장소는 아니라는 것이다. 비즈니스 성격에 따라서는 직접 연락을 하거나 회사 블로그에 접속을 하든 무료 다운로드를 받는 것이 더 나을 수도 있다. 혹은 동영상을 받는 것이 더 효과적일 수도 있다.

대부분의 홈페이지가 무작위로, 무차별적으로 정보를 싣기 때문에 특정 고객에 대한 초점이 부족할 수 있다. 때로는 특정한 계층을 겨냥한 블로그나 콘텐츠가 더 고객관리에 편할 수도 있어 업종에 따라서는 굳이 홈페이지의 웹사이트 어드레스를 굳이 명시할 필요가 없는 것도 있다.

■ 시각적인 효과를 자극한다
단순한 로고는 좀 하품이 나오게 할 수도 있다. 명함만 봐도 당장 이야기하고 싶고 연결하기 원하도록 유도한다. 어떤 경우에는 각 카드마다 다른 이미지를 넣기도 한다. 당신의 명함을 통해서 제품과 사람을 소개하는 기회를 얻는다. 또한 자신만의 독특한 문구를 넣어서 호기심을 자극한다.

■ 온라인과 오프라인을 연결시킨다
비즈니스 카드는 온라인과 오프라인의 간극을 메워주는 가교역할을 한다. QR 코드를 넣어서 필요한 정보를 디지털로 연결해서 받는 방법을 생각하거나 웹페이지로 고객을 직접 연결한다. 그러나 어떨 때는 스캔이 안 되어서 작동이 제대로 안 될 때는 오히려 역효과가 날 수도 있다.

■ 명함을 행동으로 가는 길로 여긴다
특정 이벤트나 캠페인 혹은 마켓에 맞게 제작된 명함을 소량으로 제작한다. 이를 트레이드 쇼나 특별한 다운로드를 위해 사용한다. 예를 들어 칵테일 이벤트에서 파티 참석자들을 초청하는 카드를 건넨다.

■ 유용성을 창조한다
미니 캐털로그와 브로셔로 제작된 명함도 있다. 예를 들어 손바닥에 넣고 다니는 조그만 노트북 같은 경우도 있다. 물론 이같은 경우에는 상당히 유용하다.

■ 명함도 관리가 필요하다

사진·아웃룩에 저장하면 찾기 편해

■ 페이퍼리스 명함관리
지금은 종이가 없어지는 시대이다. 명함 스캐너를 써서 관련 정보를 입력하거나 혹은 디지털 카메라를 이용하는 것도 한 방법이다. 디지털 카메라를 이용할 경우 명함을 사진으로 찍어서 컴퓨터에서 파일로 관리하면 된다. 명함을 적당한 크기로 찍어두면 메모한 원본 그대로 자세한 내용까지 볼 수 있는 장점이 있다. 그러나 정보를 기록하기 위해서는 직접 입력해야 한다.

그러나 명함 정보를 노트북에 저장해 두면 언제, 어디서든 이용할 수 있는 편리함이 있다. 특히 검색과 정리도 용이할 뿐더러 이를 이용한 인맥관리도 한결 쉬워진다.

■ 아웃룩과 이메일로 명함관리
이메일로 명함을 관리하는 위해서는 아웃룩 주소록에 하나 하나 입력해야 한다. 명함에서 가장 많이 활용하는 것이 이메일이므로 이메일 중심으로 몇 가지 중요한 정보를 입력해 두면 실용적으로 사용할 수 있다. 이메일을 주고 받기 위해서는 어차피 한 번은 이메일을 입력하기 때문에 받은 날 돌아와서 즉시 입력해 두면 번거로움을 피할 수 있다. 이메일 주소록을 다른 사람과 공유하기가 쉽고 정보를 백업하기도 편하다. 하지만 정보를 입력만 해둔다고 해서 효율적으로 사용할 수 있는 것은 절대 아니다. 이름과 주소, 전호번호와 이메일 등은 물론이지만 보다 구체적인 카테고리 설정을 해둘 필요가 있다. 이를 테면 가족, 친구, 교회, 직장, 취미 등 범주를 정한 다음 개인 정보입력 후에는 반드시 이 카테고리를 설정해 준다는 것이다. 또한 아웃룩 메모란에 어디서 어떻게 어떤 이유로 만났는지를 간단한 키워드로 메모를 해둔다면 언젠가 필요할 때 아웃룩 검색창에서 더 쉽게 찾아낼 수가 있다.

ESL 전문학원 AOI의 제임스 김 원장은 지난 1997년부터 아웃룩을 사용해 왔고 현재 저장되어 있는 사람의 수는 약 3,000명이 가깝다. 만약 카테고리도 없고 메모도 없다면 이 많은 사람들 속에서 어떤 특정사람을 찾기란 쉬운 것이 아니다.

그는 지난 3년 전 터키로 출장을 갈 일이 있었는데 혹시 도움을 얻을 수 있는 사람이 있을까 싶어 아웃룩 검색창에 ‘터키’라고 쳐보았다. 두 사람이 검색되었다. 9년 전 어느 박람회에서 서로의 사업 건으로 이야기를 나누고 단체로 식사를 한 적이 있었는 데 이때 명함을 교환했던 것으로 기록되어 있었다. 그는 “아웃룩에 옮겨놓고 메모한 덕분에 쉽게 검색도 되었지만 메모를 보면서 소중한 기억을 되살릴 수 있었다”고 밝히고 “또 그 기억으로 인해 그 분으로부터 많은 도움을 받았다”고 설명했다.


<박흥률 기자>