‘월요일은 전국의 책상 정돈하는 날.’이 메모를 잃어버렸다면 분명 책상에 수북이 쌓여 있는 서류더미 어딘가에 파묻혀 있을 것이다.
그렇지만 걱정할 일은 아니다.
1월은‘전국 정돈의 달’이다. 아직 시간이 있으니 책상을 정돈할 수 있다.
새해 결심으로‘사무실이나 책상을 가지런히 정돈하는 것’을 정한 사람들은 이제라도 그 계획을 실천에 옮기면 된다.
스몰비즈니스 오너들은 새해가 시작하면서 “올해는 책상을 잘 정돈하겠다”고 마음먹지만 작심삼일, 돈벌이 구상에 몰두하다보니 정작 이 결심은 뒷전에 밀리기 십상이다.
하지만 책상 정돈은 비즈니스에 중요한 부분을 차지한다.
시간을 절약해준다. 지저분한 책상은 시간을 불필요하게 허비하게 만든다.

스몰비즈니스‘뒤죽박죽 사무실’낭비 주범
중요자료 분실하거나 제때 못찾아 시간 허비
업무끝난 후 짬내 정리하는 경우조차 드물어
시간당 수백달러 하는‘정돈 대행사’부르기도

전문가들은 이렇게 말한다. 만일 고객의 파일을 찾지 못하거나, 지난번 판매 전략회의 메모를 잃어버렸거나, 중요한 전화번호를 30초 이내에 잊어버린다면 비즈니스에 무시할 수 없는 손실을 가져다준다. 생산성 저하와 매출 감소를 맞볼 수 있다. 이뿐 아니다. 이로 인한 스트레스에 시달리게 된다.
기업정돈 및 생산성 향상을 후원하는 기업 ‘Arranging It All’의 오너이며 전국의 동종업체 모임의 회장을 맡고 있는 배리 아이작은 “정리정돈은 비즈니스의 가장 중요한 요소이다. 생산성과 경쟁력을 높이는 데 필수적이다”고 했다.
첨단기술 발달과 인터넷 보급 확산 등으로 서류작성 기회가 과거에 비해 현저히 줄어든 것은 사실이다. 그러나 스몰 비즈니스의 경우 아직도 서류 작성이 큰 비중을 차지하고 중요하다. 이를 소홀히 하다간 영업에 큰 지장을 초래하게 된다.
텍사스의 사무용품 업체인 ‘코펠’의 모나 윌리엄스 부사장은“사무실의 주위를 둘러보면 수북이 쌓인 서류더미를 볼 수 있다. 서류작성은 여전히 비즈니스의 큰 부분이다”고 했다. 그는 또 “비즈니스를 하다보면 각종 자료를 수집하게 된다. 이를 정리하고 보관하는 일이 어느 때보다 중요한 현실이다”고 했다.
그러다보니 사무용품도 변모를 하고 있다. 과거보다 속이 훤하게 들여다보이는 박스가 인기다. 외관도 중요하지만 기능이 우선이다. 이를 겸비하면 더 잘 팔린다. 사무실에서 빼놓을 수 없는 서류철은 다양한 모양을 하고 있다. 종래의 투박한 모양새에서 탈바꿈해 천연색, 원, 줄무늬 등으로 뽐을 냈다.
사무용품 회사들은 홈오피스가 증가하면서 홈비즈니스의 사무용품을 실내장식의 일부분으로 간주하고 있다. 디자인과 색상, 그리고 재질에도 신경을 쓴다. 생활용품 체인점 ‘타겟’도 비즈니스 사무용품의 트렌드에 민활하게 움직이고 있다.
하지만 전문가들은 사무용품이 아무리 잘 만들어졌다 해도 이를 구입해 사용하는 사업가들이 그 기능을 적절히 활용하지 못하면 무용지물이 된다.
적재적소에 잘 사용해야 하며 정리를 잘 하겠다는 초심을 유지해야 한다고 조언한다. 그래야 비즈니스에 도움이 된다는 것이다.
비즈니스 정리정돈 자문기업인‘맥밀런’의 오너인 다나 맥밀런은 업소를 찾아가 사무실 정리정돈을 해주고, 서류철 등을 어떻게 관리하는지 직접 시범을 보인다. 시간당 100-200달러를 받는다. 비싼 편이지만 스몰비즈니스에 도움이 된다니 그만한 가치가 있다는 게 사업가들의 말이다.
맥밀런은 LA지역에서 손꼽히는 사무실 정돈 자문회사이다. 맥밀런은 스몰비즈니스 오너들이 사무실을 왜 너저분하게 유지하고 있는지에 대해 몇 가지 이유를 제시했다. 첫째, 스몰비즈니스 오너들의 전형적인 사업행태이기는 하지만 오너들 대다수가 모든 서류를 스스로 처리하려고 한다는 점이다. 사무실이 뒤죽박죽이 되는 건 당연하다. 시간을 비효율적으로 쓰는 것은 말할 필요도 없다.
둘째, 스몰비즈니스 오너들은 상당수가 완벽주의자들이다. 그러다보니 결정을 미루는 일이 잦다. 결정해야 할 일이 자꾸 쌓인다. 이메일에도 제 때 답장을 하지 못한다. 경우에 따라서는 “제대로 된 서류철을 구입해야 겠다”고 하지만 정작 샤핑할 시간이 없다. 서류가 곳곳에 쌓이는 것은 자명한 귀결이다.
마지막으로, 스몰비즈니스 오너들은 일과 마감 후에 짬을 내지 않는다. 내일 업무를 효율적으로 보기 위해 15분 내지 30분간 시간을 할애해 서류를 정리하면 되는데 이 시간을 내지 못한다. 사무실 정돈은 끝내 기대하기 어려워진다. 그러다 결국 전문가에게 비싼 돈을 내고 사무실 정돈을 의뢰하게 된다. 이 비용은 고객에게 전가하기 힘든 비용이다.


<사무실을 정돈하지 않으면 비즈니스에 불필요한 손실을 가져다 줄 수 있다>


<정리 정돈이 잘된 사무실은 스몰비즈니스의 업무 효율성을 높여줄 뿐 아니라 지전분한 사무실로 인한 스트레스도 해결해 준다>