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문서 파일 형식의 효율적 이용
우리는 일상생활에서 많은 파일 형식을 접하고 있다. 주로 문서, 그래픽, 스트림 파일 형식이다. 문서형식에는 마이크로소프트 워드, Adobe 아크로뱃 등이 있고, 그래픽 파일은 비트맵, JPEG 등이 있다. 스트림 파일 형식을 통해서는 음악이나 영화 등을 접한다. 오늘은 이중 문서 파일에 대해 이야기해 보자.
자주 쓰는 마이크로소프트사의 워드나 엑셀을 쓰다 보면 처음에 파일을 저장할 때 여러 가지 형식으로 저장할 수 있게 되어 있음을 알게 될 것이다.
이 모든 형식들은 제각각의 기능과 목적이 있다. 예를 들어 워드의 경우 워드 문서(DOC), 서식 있는 문자열(RTF), 텍스트(TXT), HTML 문자열, MS-DOS 문자열 등 여러 가지 형식이 존재한다. 엑셀의 경우 엑셀의 통합문서, 서식파일, 텍스트(공백 또는 탭으로 분리), CSV(쉼표로 분리) 등 여러 가지가 있다. 반면에 보통 간단한 텍스트 에디터들은 단지 텍스트 형식만을 허용한다. 이를 잘 이용하면 여러 파일들을 가지고 한 문서를 복사, 다른 문서에 붙이기를 할 때 많은 도움이 된다.
필자가 가장 많이 이용하는 것은 CSV 형식이다. 이 형식은 간단해 많은 응용 프로그램에 의해 지원된다. 마이크로소프트의 아웃룩이나 아웃룩 익스프레스에 있는 주소록을 CSV형식으로 저장하면 워드나 엑셀에서 바로 이 문서를 열고 작업할 수 있다. 이렇게 주소록을 임의로 변형시켜 저장 및 프린트할 수 있어 워드나 엑셀에서 주소록을 다시 작성하는 수고를 덜어준다. 또한 이런 식으로 전반적인 수정 후에 다시 아웃룩이나 아웃룩 익스프레스 주소록으로 올려받기 하면 수정된 새 주소록이 만들어진다.
또한 기존의 텍스트 파일의 파일이름 형식을 TXT 형식에서 CSV 형식으로 바꾸면 이 역시 워드나 엑셀에서 바로 열 수 있는 문서로 된다(예: XYZ.TXT에서 XYZ.CSV로). 반대로 어떤 이유에서 워드나 엑셀에서 만든 파일을 텍스트 에디터에서 작업해야 할 경우 워드나 엑셀에서 작업한 파일을 CSV 형식으로 저장한 뒤 그 파일이름 형식을 CSV에서 TXT로 바꾸면 된다(예: XYZ.CSV에서 XYZ.TXT로).
이렇게 하여 파일을 호환시킨 뒤 작업을 할 때, 종종 어떤 특정한 단어나 문장을 다른 것으로 바꾸거나 삭제 또는 삽입을 할 필요가 발생한다.
이때는 대부분 각 응용프로그램의 편집메뉴(edit)에서 바꾸기(replace)를 선택하면 위에 설명한 작업을 할 수 있다. 매뉴얼 같이 파일이 크면 클수록 더 효과를 발휘한다.
이처럼 간단한 작업을 통해 여러 응용 프로그램간에 파일 호환성을 증대시키고 작업능률을 높일 수 있다.
독자들이 쓰고 있는 파일과 응용 프로그램, 도구 등을 살펴 필자와 비슷한 방식으로 응용하면 컴퓨터 활용의 노하우가 쑥쑥 자라는 것을 경험할 수 있을 것이다.
(213)670-0077
제이 김
<프라임시스템스 대표>
우리는 일상생활에서 많은 파일 형식을 접하고 있다. 주로 문서, 그래픽, 스트림 파일 형식이다. 문서형식에는 마이크로소프트 워드, Adobe 아크로뱃 등이 있고, 그래픽 파일은 비트맵, JPEG 등이 있다. 스트림 파일 형식을 통해서는 음악이나 영화 등을 접한다. 오늘은 이중 문서 파일에 대해 이야기해 보자.
자주 쓰는 마이크로소프트사의 워드나 엑셀을 쓰다 보면 처음에 파일을 저장할 때 여러 가지 형식으로 저장할 수 있게 되어 있음을 알게 될 것이다.
이 모든 형식들은 제각각의 기능과 목적이 있다. 예를 들어 워드의 경우 워드 문서(DOC), 서식 있는 문자열(RTF), 텍스트(TXT), HTML 문자열, MS-DOS 문자열 등 여러 가지 형식이 존재한다. 엑셀의 경우 엑셀의 통합문서, 서식파일, 텍스트(공백 또는 탭으로 분리), CSV(쉼표로 분리) 등 여러 가지가 있다. 반면에 보통 간단한 텍스트 에디터들은 단지 텍스트 형식만을 허용한다. 이를 잘 이용하면 여러 파일들을 가지고 한 문서를 복사, 다른 문서에 붙이기를 할 때 많은 도움이 된다.
필자가 가장 많이 이용하는 것은 CSV 형식이다. 이 형식은 간단해 많은 응용 프로그램에 의해 지원된다. 마이크로소프트의 아웃룩이나 아웃룩 익스프레스에 있는 주소록을 CSV형식으로 저장하면 워드나 엑셀에서 바로 이 문서를 열고 작업할 수 있다. 이렇게 주소록을 임의로 변형시켜 저장 및 프린트할 수 있어 워드나 엑셀에서 주소록을 다시 작성하는 수고를 덜어준다. 또한 이런 식으로 전반적인 수정 후에 다시 아웃룩이나 아웃룩 익스프레스 주소록으로 올려받기 하면 수정된 새 주소록이 만들어진다.
또한 기존의 텍스트 파일의 파일이름 형식을 TXT 형식에서 CSV 형식으로 바꾸면 이 역시 워드나 엑셀에서 바로 열 수 있는 문서로 된다(예: XYZ.TXT에서 XYZ.CSV로). 반대로 어떤 이유에서 워드나 엑셀에서 만든 파일을 텍스트 에디터에서 작업해야 할 경우 워드나 엑셀에서 작업한 파일을 CSV 형식으로 저장한 뒤 그 파일이름 형식을 CSV에서 TXT로 바꾸면 된다(예: XYZ.CSV에서 XYZ.TXT로).
이렇게 하여 파일을 호환시킨 뒤 작업을 할 때, 종종 어떤 특정한 단어나 문장을 다른 것으로 바꾸거나 삭제 또는 삽입을 할 필요가 발생한다.
이때는 대부분 각 응용프로그램의 편집메뉴(edit)에서 바꾸기(replace)를 선택하면 위에 설명한 작업을 할 수 있다. 매뉴얼 같이 파일이 크면 클수록 더 효과를 발휘한다.
이처럼 간단한 작업을 통해 여러 응용 프로그램간에 파일 호환성을 증대시키고 작업능률을 높일 수 있다.
독자들이 쓰고 있는 파일과 응용 프로그램, 도구 등을 살펴 필자와 비슷한 방식으로 응용하면 컴퓨터 활용의 노하우가 쑥쑥 자라는 것을 경험할 수 있을 것이다.
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제이 김
<프라임시스템스 대표>
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